Öffentliches Verfahrensverzeichnis (§ 4g Abs. 2 BDSG)

Angaben zur verantwortlichen Stelle (§ 4e Satz 1 Nr. 1-3 BDSG)

1 Name der juristischen Personen und des Verantwortlichen

InfoTip Service GmbH

2 Leiter der verantwortlichen Stelle und der Datenverarbeitung

a) Geschäftsführer der Firma: Dipl.-Ing. Theo Ubbens 

b) IT-Leiter: Dipl.-Ing. (FH) Norbert Dirauf 

c) Verantwortlicher Datenschutzbeauftragter: Carsten Heusner

3 Anschrift der verantwortlichen Stelle

InfoTip Service GmbH
Technologie-Quartier
Konrad-Zuse-Str. 16
44801 Bochum

Angaben zu den Verfahren automatisierter Verarbeitung (§ 4e Satz 1 Nr. 4-8 BDSG)

4 Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder –nutzung

Die Datenerhebung, -verarbeitung und –nutzung erfolgt für eigene Zwecke im Sinne des § 28 BDSG. Beratung, Projektierung, Entwicklung und Betrieb übergreifender multi-user und multi-mandanten-fähiger Service-Portale und damit verbundene Dienstleistungen und der Entwicklung.

5 Beschreibung der betroffenen Personengruppe und der diesbezüglichen Daten- oder Datenkategorien.

Es werden im Wesentlichen zu folgenden Gruppen personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt soweit sie zur Erfüllung der unter der Zweckbestimmung genannten Aufgaben erforderlich sind:

  • Kundendaten (bes. Adressdaten, Kontodaten, Vertragsdaten, Schriftwechsel)
  • Mitarbeiterdaten, Bewerberdaten (Adressdaten, Vertragsdaten, Zeugnisse)
  • Lieferanten (Adressdaten, Identifikationsdaten, Rechnungen, Kostenvoranschläge, Angebote, Schriftwechsel)
  • Geschäftspartner für Abrechnung und Leistungsdaten

 

6 Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden

  • Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten (z.B. Sozialversicherungsträger)
  •  Alle Mitarbeiter, die hausintern mit der Erfüllung unter der Zweckbestimmung genannten Aufgabe direkt ermächtigt sind
  •  Externe Auftragnehmer (Dienstleistungsunternehmen) entsprechend § 11 BDS

7 Regelfristen für die Löschung der Daten

Die Löschung der Daten erfolgt nach Ablauf der gesetzlichen, satzungsmäßigen oder vertraglichen Aufbewahrungsfristen.  

Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen erlassen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten und -fristen dem nicht entgegenstehen. Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht, wenn die unter 4. genannten Zwecke wegfallen.

8 Datenübermittlung an Drittstaaten

Datenübermittlungen in Drittstaaten ergeben sich nur im Rahmen der Vertragserfüllung, erforderlicher Kommunikation sowie anderer im BDSG ausdrücklich vorgesehener Ausnahmen. Im Übrigen erfolgt keine Übermittlung in Drittstaaten; eine solche ist auch nicht geplant.